Weil Tabellenkalkulationssoftware wie Google Sheets oder Microsoft Excel oft gratis erhältlich ist und viele von uns damit vertraut sind, verwenden kleinere Unternehmen und Startups häufig Spreadsheets zur Datenverwaltung.
Ist es jedoch möglich, Excel für das Customer-Relationship-Management zu nutzen? Kundendaten können zwar in Spreadsheets gut organisiert werden, sie haben jedoch einige Einschränkungen, wenn Sie Tausende (oder auch Hunderte) von Kundinnen und Kunden haben.
Sind Spreadsheets nützlich für Marketing, Sales und Customer-Service?
Spreadsheets sind eine ausgezeichnete Option, wenn Sie ein kostengünstiges und leicht zu bedienendes Tool zur Erfassung grundlegender Kundendaten suchen.
Um den Fokus auf die relevanten Tabellendaten zu legen, können Sie Filter auf unterschiedliche Spalten anwenden und beispielsweise nur Kundschaft aus einer bestimmten Region anzeigen lassen. Darüber hinaus kann der Kundenstamm nach dem Akquisitionskanal sortiert werden, was Ihnen einen verbesserten Einblick in Ihre Marketingleistung ermöglicht.
Sie können auch einfache Analysen durchführen, indem Sie die Daten in Ihrem Arbeitsblatt sortieren und verschiedene Formeln darauf anwenden. Sie können diese Daten auf verschiedene Arten visualisieren, darunter mit Balken-, Kreis- und anderen Diagrammen.
Die Nachteile von Spreadsheets
Zunächst müssen Sie viele Daten manuell in Tabellen eingeben, was zeitintensiv ist und potenziell Fehler mit sich bringt. Wenn Ihre Support- und Vertriebsteams Zeit mit der Aktualisierung von Kundendaten verbringen, können sie sich nicht auf ihre Hauptaufgabe konzentrieren: den Aufbau und die Vertiefung von Kundenbeziehungen.
Außerdem kann es in Arbeitsblättern schwierig sein, die gesuchten Informationen zu finden. Es kann sein, dass Sie sich durch zahlreiche Zeilen scrollen müssen, um die bisherigen Interaktionen einer Person mit Ihrem Kundenservice zu sehen. Um Informationen über frühere Gespräche zu erhalten, müssen Sie eine Vielzahl von E-Mails, Anrufaufzeichnungen und anderen Kundeninteraktionen überprüfen.
Außerdem bieten Spreadsheets keine integrierten Funktionen für Projektmanagement. Es ist möglich, Kommentare zu hinterlassen, um das Vertriebsteam um eine Nachverfolgung bei einem Lead zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bitten. Allerdings gibt es keine Möglichkeit, automatisierte Erinnerungen für diese wichtigen oder wiederkehrenden Aufgaben einzurichten. Um herauszufinden, ob eine bestimmte Aufgabe erledigt wurde, müssen Sie aktiv beim Vertriebsteam nachfragen.
Hinzu kommt, dass Spreadsheets kein Lead-Scoring bieten. Das bedeutet, dass Leads nicht nach ihrem Kaufinteresse kategorisiert werden können. Sie sind nicht in der Lage, Dateien wie Demovideos und Präsentationen zu speichern, die bei einem Meeting hilfreich gewesen wären. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wird es nur eine Frage der Zeit sein, bis Ihnen Verkaufschancen aufgrund unzureichender Lead-Nurterings entgehen.
Einige weitere Nachteile und Einschrankungen von Spreadsheets:
- Probleme mit der Datensicherheit und Unstimmigkeiten in Ihren Daten
- keine erweiterten Automatisierungs-, Analyse- und Berichterstattungsfunktionen
- keine Moglichkeiten zur Leistungsverfolgung
- keine Tools fur die Zusammenarbeit in Echtzeit
- Inkompatibilitat mit Marketing-, Kundensupport- und Analysetools von Drittanbietern
Kurz: Egal, ob Sie Excel-Tabellen oder Google Sheets verwenden, Spreadsheets sind keine skalierbare Lösung für die Verwaltung von Kundendaten.
Wie unterstützt eine CRM-Software in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Kundenservice?
Wenn Sie eine sichere und skalierbare Lösung zur Speicherung, Verwaltung und Analyse Ihrer Kundendaten benötigen, ist ein CRM-System die ideale Wahl.
CRM-Tools, die auf die jeweilige Aufgabe spezialisiert sind, haben eine viel größere Leistungsfähigkeit als herkömmliche Spreadsheets. Weshalb? Werfen wir einen Blick auf einige Schlüsselfunktionen.
Erhebung von Kundendaten in Detailgenauigkeit
Ein CRM-System ermöglicht es Ihnen, weit mehr Informationen zu speichern als nur grundlegende Kundendaten wie Name, Telefonnummer und Adresse. Dies ist im Gegensatz zu einer Excel-Tabelle möglich. Eine CRM-Software kann Ihre einzige Datenquelle für alle Kundeninteraktionen per E-Mail, Telefon, Webchat und mehr sein – Ihre Single Source of Truth.
Egal, ob es sich um Kundensupport oder Vertrieb handelt, jedes Teammitglied ist mit nur wenigen Klicks über alle früheren Käufe und Serviceanfragen informiert. Dies ermöglicht eine produktivere Arbeitsweise Ihrer Teams und gewährleistet ein reibungsloses Erlebnis für die Kunden.
Funktionen zur Automatisierung
Das Beste an einem CRM ist, dass die Dateneingabe nicht manuell erfolgen muss. Beliebte Tools zur Leadgenerierung wie LinkedIn Sales Navigator, Facebook-Werbeanzeigen und Anmeldeformulare auf Websites sind mit CRM-Plattformen kompatibel. Diese Tools erfassen automatisch neue Leads und aktualisieren die Daten bei weiteren Interaktionen.
Die Automatisierungsfunktionen einer CRM-Software gehen über die Datenerfassung hinaus. Bei Act! Mit CRM ist es möglich, automatisierte Workflows für das Lead-Nurturing zu erstellen. Dadurch können Sie zeitnah bei potenziell Interessierten nachfassen und die Konversion von Leads erhöhen. Zusätzlich können Sie die Leistung des Vertriebsteams überwachen und ineffiziente Teammitglieder ausfindig machen.
Analysen und Erkenntnisse mit Aussagekraft
Eine der größten, weitreichend ausgebauten Analyse- und Reporting-Funktionen macht einen Großteil der Stärke moderner CRM-Systeme aus. Um saisonale Trends im Kaufverhalten zu erkennen, können Sie Vertriebsdaten aus unterschiedlichen Jahren vergleichen. Dies unterstützt Sie bei der Planung neuer Marketingkampagnen.
Außerdem ist es Ihnen möglich, anspruchsvolle Analysen zu erstellen, um den Gründen für Kundenabwanderung bzw. -bindung auf die Spur zu kommen. Vielleicht wird Ihnen dabei auffallen, dass die meisten derjenigen, die innerhalb einer Woche nach ihrem Erstkauf um eine Rückmeldung gebeten werden, erneut bei Ihnen einkaufen. Diese Erkenntnisse können Ihnen dabei helfen, die Abwanderung Ihrer Kundschaft zu verringern.
Diese Informationen in Diagrammen darzustellen und Berichte sowie Dashboards an Stakeholder zu senden, ist vollkommen einfach.
Erhöhte Sicherheit
CRM-Plattformen bieten eine höhere Sicherheit als Spreadsheets. Um zu verhindern, dass Unbefugte Zugriff auf sensible Kundendaten erhalten, nutzt Act! CRM-Verschlüsselungsmechanismen und die Multi-Faktor-Authentifizierung.
Allerdings müssen wir auch erwähnen, dass CRM-Lösungen Kosten verursachen. Lokal installierte CRM-Systeme können aufgrund der benötigten Hardware und des Wartungsaufwands teurer sein als Cloud-Plattformen. Hinzu kommt, dass es sein kann, dass die Mitglieder Ihres Teams nicht mit der Oberfläche eines CRMs vertraut sind und sich zunächst einarbeiten müssen. Die Vorteile einer CRM-Lösung überwiegen die wenigen Nachteile bei weitem, sodass ein Umstieg für Ihr Unternehmen wirklich lohnenswert sein kann.
CRM oder Spreadsheets: Was ist insgesamt überlegen?
Hat beim Vergleich von CRM-Systemen und Excel-Tabellen einer der beiden einen klaren Vorteil? Spreadsheets können eine kostengünstige Lösung zur Verwaltung von Kundendaten sein, wenn Sie ein junges Unternehmen mit nur wenigen Kunden führen.
Ohne Zweifel bieten CRM-Plattformen eine Vielzahl von Vorteilen, darunter automatisierte Workflows, erweiterte Analysefunktionen und leistungsfähige Integrationen. Darüber hinaus sind cloudbasierte CRM-Lösungen wie Act! darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit und die Produktivität der Mitarbeiter zu fördern.